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Mieux communiquer en télétravail

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Vous souhaitez accompagner les équipes pour mieux communiquer avec les bons outils ?

Herve Grange Teletravail

1 heure d’échange pour comprendre votre contexte et dresser les actions clés susceptibles de développer l’efficacité du télétravail.

Un défi déjà existant "avant"...

Traditionnellement, une mauvaise communication interne est l’un des défis les plus courants auxquels font face la majorité des entreprises.

Saviez-vous que moins de 50 % des employés comprennent réellement les objectifs et la vision de leur entreprise ?
Vous pouvez trouvez plein d’enquêtes sur le sujet, mais je vous recommande celle de Steeple.

Une saine gestion de la communication interne de l’entreprise favorise les échanges entre les services et les collaborateurs nomades, aide à véhiculer les valeurs de l’entreprise, encourage le partage d’informations et le travail collaboratif.

Dés lors, la communication interne devient encore plus importante quand les collaborateurs sont en télétravail.

....Encore plus prégnant en télétravail !

Faisons un bref retour arrière sur l’impact de la distance sur la communication. Le télétravail ajoute des barrières à la communication :

Lien à distance
  • 1ère barrière : L’écran.
    Ce n’est pas pareil de communiquer avec quelqu’un derrière un écran en visio par exemple qu’en face à face. Le ressenti est totalement différent.
  • 2ème barrière : Le temps.
    Le temps est plus diffus et moins perceptible quand on ne voit pas les personnes avec qui on travaille. Il y’a parfois des pertes de repères.

A ceci s’ajoute aussi des styles de communication qui s’amenuisent lors d’échanges à distance.

Le premier style à en pâtir est la communication informelle et directe:

Peu de place à l’improvisation des échanges à distance : « avant » on pouvait faire un coucou au collègue d’a côté ou même passer échanger rapidement avec un autre service. Maintenant, il faut planifier et demander.

Les échanges informels autour de la machine à café ont aussi disparu. Et l’air de rien…ce type de discussion jouait un rôle indirect sur l’avancée des projets et du travail.

En réalité, on peut ,avec certains outils, revivre ce mode de communication informel mais c’est quand même moins naturel ! On le verra en dessous quels sont les solutions qui nous rapprocherons de ce mode de communication.

A contrario, la communication écrite s’est renforcée !

Evidemment, le premier mode de communication écrit est l’email. Du coup, l’email est surutilisé. Il est même devenu le principal vecteur d’échange en entreprise.

Email management

Or le management par email est la pire chose qui soit en télétravail !
N’oubliez pas l’adage : les oraux s’envolent et les écrits restent ! même pour le pire et le meilleur.

Autant un email peut être efficace pour le suivi, autant il peut être néfaste et mal perçu quand il est rédigé sous le coup d’émotions.
Il faut savoir diversifier les outils de communication et ne pas faire de l’email le seul moyen de communication !

quelles solutions pour faire progresser la communication en télétravail ?

Mieux identifier le style de communication de chacun

Chacun est différent et chacun a son propre style de communication. En temps « normal » , c’est-à-dire en présentiel, on le « voit » bien.
A distance, selon les profils des personnes, cela peut être plus discret.
Et pourtant, c’est encore plus important de savoir identifier le style de communication de ses collègues et ou collaborateurs.
Sans ce travail d’identification , le risque est la perte d’efficacité et surtout le risque de tensions.

Style de communication

Ayant suivi une formation de Coach professionnel au centre international du coach en 2016, je suis particulièrement sensible à ces aspects. J’intègre dans mes accompagnements liés à la sélection de solutions techniques, cette dimension humaine. Avec le télétravail, cela renforce mes convictions.

La méthode DISC pour découvrir les styles de communications

Pour cela, j’utile le modèle DISC. L’acronyme DISC reprend les traits : Dominant, Influent, Stable et Conforme.

Il sert comme outil dans les identifications des dominantes psychologiques des personnes dans un cadre professionnel. Ce modèle est une grille de lecture des comportements humains. 
Chaque individu est composé d’une composition unique de chacun des 4 couleurs avec différentes nuances et combinaisons. Mais ce sont ses couleurs dominantes qui vont fortement influencer son style de communication et sa relation avec son environnement :

Les personnes ayant une part importante de rouge dans leur profil sont des personne aimant les challenges et les défis, qui excellent souvent à résoudre des problèmes. Elles peuvent être perçues comme fortes, innovantes et exigeantes, mais aussi comme obstinées, autoritaires et agressives.

Les personnes ayant une part importante de jaune dans leur profil sont des personnes enthousiastes, à l’aise à l’oral. Elles peuvent être perçues comme persuasives, optimistes et créatives mais aussi comme désorganisées,bavardes et impulsives.

Les personnes avec une part importante de vert dans leur profil apprécient la sécurité et les relations amicales et le travail en équipe. Elles peuvent être perçues comme dignes de confiance, à l’écoute et patientes, mais aussi comme résistantes aux changements, passives et routinières.

Les personnes avec une part importante de bleu dans leur profil respectent les règles et la hiérarchie. Elles peuvent être perçues comme analytiques, consciencieuses et soucieuses des détails mais aussi comme perfectionnistes, obstinées et conventionnelles.

Ca serait trop long d’aller plus loin sur le sujet tellement il est passionnant et tellement je pense qu’il peut être utile pour animer efficacement des équipes en entreprise.
Toutefois, je vous invite à m’écrire pour en savoir plus en cliquant sur le bouton ci-dessous…

Utiliser les bons outils informatiques pour mieux communiquer à distance

Chaque outil a ses avantages et inconvénients.

Après avoir fait le travail d’identification des styles  de communication de chacun, il y’a aussi des outils pertinents à utiliser. 

Visio télétravail

Les visios (comme Microsoft Teams ) permettront ainsi à certains profils de mieux s’exprimer tandis que d’autres vont tout simplement couper la caméra et ne rien dire.
Regardez mon article pour rendre une visio plus agréable, ça devrait plaire à certains !

Envoi email télétravail

Comme précédemment évoqué, ne systématisez pas l’utilisation de l’ email.

Toutefois, regardons de plus près comment utiliser l’email de manière « intelligente » :

Par exemple, pour un profil qui a comme couleur dominante bleue, une communication directe par email avec une liste de points précis sera appréciée. A contrario, ce même type d’email envoyé à un profil avec une dominante jaune sera peut-être moins apprécié, alors qu’un premier échange par téléphone ou visio (avec le même contenu) sera une meilleure approche.

Quant aux outils collaboratifs, si vous avez pour but d’obtenir plus d’engagement et d’implication de la part des collaborateurs, il faudra probablement adapter les messages que vous adressez à chacun d’entre eux. Un profil à dominante rouge aura tendance à participer s’il a compris le bénéfice immédiat qu’il peut en retirer. Un profil à dominante verte participera car il aura perçu l’intérêt profond, voire de long terme. Etc…

Les outils de « Chat » (type Slack ou une partie de Microsoft Teams) seront aussi perçus comme utile et adaptés pour ceux qui apprécient les échanges plus informels.

Communication collaboration télétravail

En synthèse

La communication efficace en télétravail est une alchimie entre la connaissance de son équipe et l’utilisation efficiente des outils.

C’est aussi comme cela que vous renforcerez la cohésion d’équipe à distance et que vous maintiendrez aussi le moral des troupes !

Vous souhaitez accompagner les équipes pour mieux communiquer avec les bons outils ?

Herve Grange Teletravail

1 heure d’échange pour comprendre votre contexte et dresser les actions clés susceptibles de développer l’efficacité du télétravail.

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Herve GRANGE

Auteur : Hervé Grange

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Bonjour,

Le télétravail est plus que jamais d’actualité. Mais comment bien l’organiser et mieux le vivre ?

A travers ces articles, je vous aide à mieux le gérer et à mieux le vivre.

Ainsi, le télétravail ne sera plus vécu comme une contrainte mais comme un mode d’organisation qui donne plus de performance pour les entreprises et plus de flexibilité pour les collaborateurs.

Hervé GRANGE

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