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22 points indispensables pour le télétravail - Télétravail Efficace

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Découvrez tous les articles concernant le télétravail pour gagner en efficacité

22 points indispensables pour le télétravail

N’oubliez pas de voter en bas de l’article…

Beaucoup de choses ont été dites sur le télétravail. Le télétravail doit être un atout pour le développement de votre activité et pour la productivité de vos collaborateurs.

Il y a des points peu connus qui peuvent facilement améliorer l’efficacité du télétravail. 

Si vous ne les appliquez pas, vous risquez de perdre du temps et faire du télétravail un sujet complexe , pénible à gérer et à vivre.

Dans cet article, vous allez découvrir en particulier « la machine à café virtuelle » pour améliorer la cohésion de vos équipes à distance grâce aux technologies les plus pertinentes sélectionnées pour vous.

Découvrez 22 éléments absolument nécessaires pour que vous puissiez travailler sereinement et efficacement en télétravail.

Nous allons traiter TOUS les points clés : du matériel, aux conditions de télétravail, en passant par la sécurité et l’organisation…tout, tout va être abordé ! Vous trouverez tous mes conseils et tous les éléments que j’utilise à titre personnel sur chaque élément. Et si ce n’est pas encore suffisant : un commentaire et j’améliorerais cet article !

Sommaire de l’article  :

  • Une connexion internet digne de ce nom  – 1 point
  • Le matériel : le socle de base pour du télétravail efficace – 5 points
  • Les logiciels et solutions informatiques clés pour mieux travailler ensemble à distance – 5 points
  • La sécurité : pilier de votre tranquillité – 4 points
  • L’organisation : le télétravail ne doit plus s’improviser – 4 points
  • Maintenir la cohésion sociale de l’entreprise – 3 points

Une connexion internet digne de ce nom !

C’est LE point fondamental ! Qui n’a pas déjà râlé que sa connexion internet est lente ou ne marche pas ?? L’impact est direct sur votre productivité.

Pour traiter ce point en détail, retrouvez prochainement une vidéo opérationnelle . Abonnez vous à la newsletter pour être notifié dés qu’elle sera accessible.

Dans cette vidéo, je fais référence à un matériel clé, voici la référence ci-dessous :

Le matériel : le socle de base pour du télétravail efficace.

C’est la base de tout quand on est en télétravail. Sans matériel de qualité et bien choisi, point de salut !

1er élément : Un ordinateur portable performant professionnel

Un ordinateur performant est avant tout un ordinateur d’une gamme professionnelle. Concernant les PC, les meilleurs sont chez DELL ou chez HP (gamme Elite ! Attention, la gamme grand public est complétement aléatoire). Concernant Apple, un macbook pro est super top !

Un ordinateur professionnel se reconnait par la qualité de ses composants : par exemple le ventilateur. Il sera mieux refroidi et pourra résister aux fortes chaleurs.. J’ai connu de nombreux clients qui pestaient contre leur ordinateur qui s’éteignaient tout seul.

Oui, c’est plus cher ! Il faut prévoir un budget à partir de 1000 € HT (mon conseil : ne dépassez pas les 2000 € HT…c’est de l’hérésie !). C’est aussi le prix de votre tranquillité car n’oubliez pas que si vous devez faire réparer votre ordinateur, cela signifie que vous n’avez plus d’outil de travail.

Chez Dell prenez la garantie Pro Support : ça vous permet de bénéficier du déplacement d’un technicien avec la pièce adéquate en 24h ! Donc nul besoin de déposer votre matériel en panne.

Enfin, pour les entreprises, cela peut représenter un coût important car vous devez budgéter ces équipements pour vos salariés ayant , jusqu’à présent, des ordinateurs fixes.
Et d’un point de vue sécurité, laisser les personnes utiliser un ordinateur perso au lieu d’un ordinateur pro est un non-sens absolu ! Vous courez de nombreux risques !

2ème élément important : un grand écran

Si vous optez pour un ordinateur léger, la taille de l’écran est certainement petite.

Investissez donc dans un écran de 23/24 pouces voire 27 pouces pour un confort extraordinaire. Vous pourrez ainsi naviguer entre les deux écrans : avoir sur un écran votre navigateur internet et sur l’autre votre suite bureautique favorite.

Une fois habitué, vous ne pourrez plus vous en passer.

3ème élément : les accessoires primordiaux !

  1. Une webcam externe :est un atout important. En effet, il y’a de fortes chances que vous participiez ou que vous animiez des visioconférences, du coup, la qualité et la disposition de la caméra sont importants.
  2. Un micro externe : ça fera moins caverneux que le micro intégré de votre ordinateur..et vos interlocuteurs apprécieront de vous entendre clairement.

4ème élément : le smartphone

Nul besoin d’avoir le dernier smartphone à la mode à plus de 1000€ ! Un smartphone de milieu de gamme avec  128 Go dé mémoire est suffisant. Vous avez une large gamme entre 400€ et 600€.

Personnellement, j’utilise beaucoup le Galaxy Note (j’ai un « vieux » Galaxy Note 8)…mais c’est parce que j’adore écrire avec le stylet. Ce téléphone me sert de « calepin »  pour mes idées. La gamme Galaxy Note est  cher malheureusement.

Sinon, voici quelques références intéressantes :

  • Google Pixel
  • Samsung S20

Malheureusement, je ne peux plus vous recommander Huawei car malgré leur qualité matériel, l’embargo américain a rendu leurs modèles complètement inutilisables.

Mon conseil : Même si c’est cher, j’adore le Samsung Galaxy Note ! Le stylet est un réel atout. Surveillez les promos. Il y’en a régulièrement sur les Galaxy Note 10. On peut le trouver même en dessous de 400 € TTC soit moins de 335 HT sur Backmarket.

5ème élément, pour les entreprises : un serveur pour partager vos données en sécurité

Si vous êtes une TPE/PME, avoir un serveur privé est un point important pour garantir que vous maitrisez vos données.

Les serveurs NAS sont adéquats pour bien démarrer !

Depuis plus de 10 ans, j’utilise la gamme SYNOLOGY. J’ai commencé avec un DS107 ( de 2007 donc !). C’est ultra robuste. Il a tourné pendant près de 5 ans 24/24h sans défaillir ! Mon dernier NAS est le DS218+ et tourne toujours aussi bien. En plus, c’est facile à mettre en place !

Le meilleur site pour faire son choix est : CACHEM . Retrouvez ces nombreux articles. De plus, le top du top c’est son forum du NAS (https://www.forum-nas.fr/) :ça fait aussi quelques années que je lis ses tests.

Mon conseil : Pour bien commencer, notamment avec une petite équipe, le NAS Synology DS220+ avec 2 disques dur de 2To. Je vous ai trouvé un pack pour moins de 350 € HT chez macway.

Les logiciels et solutions informatiques clés pour mieux travailler ensemble à distance

L’agenda : pilier de votre efficacité !

Le secret de la productivité c’est d’abord une bonne gestion de l’agenda.

La gestion de vos tâches, de vos RDV et de vos réunions est logiquement au centre du télétravail. Si vous avez Gmail (ou Google Workspace/GSuite) ou Microsoft Office 365..nickel ! 

Astuce : L’agenda papier n’est pas à négliger ! C’est simple et  rapide ! 

Mon conseil : Utilisez le type d’agenda qui vous convient ! L’important est de gérer. Numérique ou papier peu importe ! Choisissez la solution où vous vous sentez à l’aise. Il est juste fondamental que cet agenda soit à jour. 

Et pour aller plus loin, vous pouvez consulter la technique du POMODORO.

Les solutions de partage de documents

Il y a énormément de solutions sur le marché : Il y’a des solutions en « cloud » et des solutions internalisés en entreprise, etc…

Il y a 2 éléments à garder en tête pour sélectionner la meilleure solution :

  1. Voulez-vous principalement partager/mettre à disposition des documents ?
  2. Voulez-vous construire ensemble des documents, des contenus ? 

Pour le 1er point, facile : du Google Drive, OneDrive (Microsoft), NextCloud (Solution opensource) : voilà quelques solutions rapides.

Pour le 2nd point : c’est déjà plus difficile ! Vous pouvez trouvez des solutions « collaboratifs » comme Sharepoint…MAIS, MAIS : c’est vite complexe et donc peu utilisé. Sans parler du coût !

Personnellement, j’ai travaillé avec une solution crée par une jeune start-up Lyonnaise : KOLIVI. C’est hyper simple ! et hyper efficace ! ça me sert aussi d’extranet pour mes clients !

Mon conseil : Je mix les deux approches avec du NEXTCLOUD pour du partage de documents (PDF surtout) et du KOLIVI pour être plus en interaction.

Choisir sa solution de visio

Depuis le 1er confinement, les leaders sont , malheureusement, des solutions américaines : Microsoft TEAMS et Facebook ZOOM pour ne pas les citer. Il y’a aussi des alternatives comme JITSI. C’est vraiment simple pour un usage courant.

Attention, « Zoom » est très bien mais d’un point de vue RGPD…c’est vraiment plus que discutable ! Je ne le recommanderais pas.

Mon conseil : Evidemment je m’adapte aussi aux outils de visio de mes interlocuteurs ! On ne peut, parfois, pas imposer sa propre solution de visio. Mais, éthiquement, j’ai préféré mettre en place mon propre serveur JITSI privé pour garantir la sécurité.

Les solutions de « chat »

Roi du sujet : SLACK.  Et en seconde place : Microsoft TEAMS.

Encore une fois, il existe des alternatives : Rocket.Chat et Mattermost. Leurs interface sont totalement similaires.

Evidemment, il y’aussi WhatsApp…mais malheureusement comme c’est Facebook, niveau protection des données personnelles, c’est très douteux ! La dernière polémique sur le sujet (voir ce lien) risque de saborder durablement l’image de cette application.

Du coup, Telegram et Signal vont vite devenir des applications phares !

Mon conseil : Pour les entreprises, un serveur de « chat » privé avec Rocket.Chat ou Mattermost fera bien l’affaire. Et surtout ça sera beaucoup moins cher.
Sinon, j’aurais tendance à plus utiliser Signal.

Les solutions de gestion des tâches

..ou solutions de gestion de projet pour les plus pointilleux !

Trello fait évidemment parti du panel de solutions. J’ai découvert par exemple TASKWORLD

Vous trouverez aussi pour de la gestion de projet ASANA. Par contre, Microsoft Project est beaucoup trop complexe !

Mon conseil : J’utilise Freedcamp : il est agréable et sa version gratuite permet de faire pas mal de choses !

Synthèse sur les solutions informatiques :

Ne passez pas votre temps à tester tous les outils de la terre ! Vous devez être efficace ! Priorisez les outils qui vous semblent facile à utiliser…même s’ils ont des limites ! Ne cédez pas aux sirènes des solutions qui font « papa »/ »maman ».

Un seul critère : il faut qu’en moins de 15 minutes vous arriviez à faire l’essentiel de ce que vous souhaitez faire dans le logiciel que vous souhaitez !

La sécurité : pilier de votre tranquillité.

Ne négligez pas la sécurité ! Saviez-vous que depuis le 1er confinement, les pirates (hacker) s’en donnent à cœur joie : Au cours de cette année, la cybercriminalité aurait été multipliée par 3 ou 4 selon Guillaume Poupard, directeur général de l’Agence nationale de sécurité des systèmes d’information (ANSSI) [source : https://lepetitjournal.com/]

Sécurité de base : l’antivirus

C’est la base de la base ! Tout ordinateur…surtout professionnel doit avoir une suite de sécurité : Bitdefender ou Kaspersky sont parmi eux.

Mon conseil : J’utilise  BitDefender..et ça me va 🙂

Sécurité des données de l’entreprise

Vaste sujet. Quand on parle de ça, voilà les 2 points essentiels à traiter :

  1. La sécurisation du réseau de l’entreprise pour les télétravailleurs par la mise en place d’un VPN.
  2. La sauvegarde des données des postes en télétravail
 

Mon conseil : Pour le VPN, j’utilise les fonctions présentes sur mon NAS Synology. Et pareil pour la sauvegarde des postes nomade : le « Syno » est très bien

Le RGPD

Le Règlement Général pour la Protection des Données (personnelles) est en vigueur depuis le 25 mai 2018.
Il doit être appliqué par toutes les organisations (entreprise, collectivité, association, etc…). Il vise avant tout à clarifier auprès des personnes qui « donnent » leur données personnelles ce qu’elles en font et quelles mesures de sécurité (technique et organisationnelles) , elles ont mis en place.
 
Mon conseil : Il ne faut pas s’en faire une montagne ! Pour des petites entreprises, c’est une histoire de 2 jours maximum pour avoir les éléments de base (registre des traitements) et avec quelques actions clés.
La CNIL tient avant tout à savoir si vous êtes rentré dans une démarche RGPD et que vous avez suffisamment cadré les choses pour la gestion des données (personnelles).

Les mauvaises habitudes : l’exemple des mots de passe

Le 1er risque de sécurité : c’est l’humain ! En effet, c’est souvent par méconnaissance et encore plus souvent par de « mauvaises » habitudes que l’on crée des failles de sécurité.
La gestion des mots de passe est typique. Il y a énormément d’articles sur le sujet dont notamment des solutions pour des gestionnaires de mot de passe (avec l’excellent Keepass). MAIS , même avec ces solutions, il faudra véritablement imaginer des mots de passe sérieux : pas de « toto2021 » ou de composition avec le prénom de vos enfants, etc..

Mon conseil : Pour les entreprises, sensibilisez vos collaborateurs ! Quant aux mots de passe, choisissez des moyens mnémotechnique (par exemple : une phrase et quelques chiffres).

L’organisation : le télétravail ne doit plus s’improviser !

Autant au 1er confinement, le télétravail a été fait en mode « arrache »…autant, maintenant, les entreprises et les salariés ont acquis un peu d’expérience. Donc l’improvisation, n’est plus de mise !

Ce n’est pas le tout de penser au matériel informatique, il faut aussi que l’entreprise soit organisée ! Cela impacte son fonctionnement. Gérer des collaborateurs à distance nécessite d’anticiper et de préparer de nombreux points.

L’investissement matériel..et son déploiement

Au-delà du matériel lui-même, il s’agit d’un véritable investissement si vous devez équiper beaucoup de vos collaborateurs qui utilisent habituellement un ordinateur fixe. A ceci s’ajoute, le temps nécessaire à la bonne configuration et préparation de l’ordinateur pour qu’il soit conforme aux exigences de l’entreprise. C’est donc soit votre service informatique interne, soit un prestataire externe qui devra s’en charger , le planifier et distribuer le matériel.

Mon conseil :  Si vous avez le temps, segmentez votre investissement par service et/ou type de personnel prioritaire.
De plus, avant que les télétravailleurs n’aillent chez eux, n’oubliez pas aussi d’intégrer une « mini » formation sur la bonne utilisation de ce nouveau matériel et notamment pour la visio.

La charte télétravail

Maintenant qu’un nouvel accord national a été signé depuis fin novembre 2020, il doit être source d’inspiration pour établir votre propre accord sur le télétravail en interne.

Votre accord de télétravail interne doit notamment traiter des sujets suivants :

  • Le matériel et les ressources informatiques mis à disposition
  • Les frais pris en charge par l’employeur (accès internet, téléphone, etc…)
  • Les règles de sécurité
  • Les bon usages
  • Les horaires de télétravail
  • Etc…
 
Mon conseil : Cette charte n’est pas une option ! C’est hautement recommandé.  Cela permet notamment de limiter aussi les « demandes » excessives de certains télétravailleurs sur la prise en charge de certains frais.
Le recours à un avocat spécialisé en droit social est utile. Fin 2020, j’ai animé avec Maitre Aline Monnier-Hauser (AMH Avocat) un webinaire sur cette actualité juridique. Je vous invite personnellement à la contacter pour votre construire votre charte.

Le management

Le management est énormément impacté par le télétravail. Gérer à distance des collaborateurs nécessite d’adapter son mode de management. Vous ne pourrez pas gérer vos collaborateurs de manière « visuel » comme si vous étiez physiquement à côté. Le « micro-management » est totalement destructif et contre-productif à distance ! En un mot : faites évoluer les pratiques managériales.

Une mauvaise pratique à éliminer d’urgence : Le management par email !

Non une équipe ne doit pas se gérer uniquement par email ! C’est même extrêmement dangereux. Les écrits peuvent provoquer des conflits alors qu’un simple coup de fil, ou une visio peut éclaircir les choses !

Arrêtez de considérer le mail comme un moyen de communication urgent. Ne renvoyez pas 10 fois le même message ou des relances une heure après le premier envoi. En cas de vraie urgence, décrochez votre téléphone. 

Mon conseil : Formez les managers aux nouveaux aspects du travail à distance…Deux points clés sont à aborder :

  • Les outils managériaux et informatiques du management à distance
  • Entretenir la relation avec ses collaborateurs

Retrouvez plus de détails sur mon récent article concernant la gestion du ras-le-bol salarial.

 

Prendre en compte les aspects juridiques

L’actualité juridique autour du télétravail a été extrêmement riche depuis ces derniers mois. Elisabeth Borne (Ministre du travail) a fait évoluer ce cadre plusieurs fois : en passant de la recommandation à de l’obligation.

Malgré le nouvel accord signé par les syndicats (patronaux  et salariaux ), il vous sera nécessaire de surveiller de près les implications juridiques.

Mon conseil : Demandez à votre RH et à votre conseil juridique de vous tenir informé de points importants d’évolution du cadre pour éviter de se faire taper sur les doigts par méconnaissance.

Maintenir la cohésion sociale de l’entreprise

Plus que jamais, vous devez maintenir la cohésion sociale avec vos télétravailleurs. On dit souvent loin des yeux, loin du coeur. Certains salariés ne sont jamais revenus dans les locaux de l’entreprise depuis Mars 2020 ! Presqu’un an !

Vous vous doutez qu’il y’a déjà des impacts, notamment sur l’esprit d’appartenance à une entreprise.

Garder le lien avec ses salariés

Voilà l’enjeu principal. Vous avez les bons outils informatiques (visio, email, solutions de partage, etc…), mais le lien avec les salariés, ce n’est pas qu’une question d’outil.

Il s’agit essentiellement de prendre des nouvelles, d’échanger en dehors de tout cadre de réunion projet, etc…

Mon conseil : Créez ou maintenez ce lien par des actions simples. Récemment, j’ai vu une dirigeante avoir inscrit dans son agenda un RDV téléphonique hebdomadaire avec ses télétravailleurs : juste pour savoir comment ils vont et comment ça se passe.
C’est simple, efficace…et humain !

Astuce : « Virtualiser » la machine à café

Chacun sait que la machine à café est un lieu de convivialité et d’échange. C’est là où , parfois, se passent des informations importantes informelles.

La méthode : 

Vous pouvez mettre en place une webcam dans un espace dédié des locaux de l’entreprise qui filme en « permanence « (dans les heures de bureaux!).

Comme ça les gens peuvent aussi se retrouver en visio dans cet endroit pour échanger, « papoter ». Et pour conceptualiser encore plus le café, chacun peut avoir véritablement sa tasse à café de façon à boire ensemble « virtuellement ».

Evidemment cela nécessite des règles mais l’idée est de désacraliser un échange à distance avec un lieu familier de l’entreprise.

En complément, un fil de discussion avec les outils de « Chat » permettront de dynamiser et de poursuivre les premières idées échangées.

Par exemple, imaginons, que lors de cet échange autour de la machine à café virtuelle quelques idées aient émergées avec 2-3 personnes. Par la suite, un petit groupe sur « Slack » se monte pour discuter en mode plus restreint et approfondir cette idée. Ensuite une véritable dynamique se monte avec « Kolivi » pour co-élaborer ce projet et le proposer à la direction. 

N’hésitez pas à échanger autour de ce notion de machine à café virtuelle….

La communication interne comme ciment de la cohésion sociale

Vous n’avez pas structuré de stratégie de communication interne ? Parfait ! Voilà la bonne occasion !
Encore une fois, c’est en communiquant régulièrement que vous maintiendrez l’esprit d’appartenance avec vos télétravailleurs.

Mon conseil : Mettez en place un plan de communication hebdomadaire. C’est aussi par la fréquence de cette communication que le lien se maintiendra. Evidemment, soyez sincère dans vos communications. Et n’oubliez pas de mettre des indicateurs pour valider que vos actions sont efficaces : par exemple, un sondage sur la perception des salariés sur vos communications.

Prévenir le risque d’isolement

Ce risque est réel ! Les télétravailleurs peuvent vite se replier naturellement sur eux. Or vous savez que , juridiquement, l’entreprise est responsable.

Plus largement, cela touche aussi le problème de la santé au travail (sujet qui fera l’objet d’articles)…et donc a fortiori au télétravail. Il y’a un excellent article sur le sujet écrit sur le blog PARLONSRH dont voici le lien :  « Le télétravail en 2020, c’est vraiment maintenir sa santé ?« 

..Parmi les éléments clés de cet article, vous noterez que le risque d’isolement est significatif : 39!

Mon conseil : Vous pouvez noter factuellement vos actions pour prendre des nouvelles afin d’avoir des preuves de cette relation et surtout de votre attention portée sur ce point.

Conclusion - Le télétravail : un enjeu humain

Communication collaboration télétravail

Cet article est extrêmement riche sur de nombreux points. Mais retenez une seule chose :

Le télétravail ce n’est pas qu’une somme de technologies, c’est avant tout une modalité d’organisation humaine. Le lien « humain » devient encore plus crucial à distance !

Si vous ne traitez pas de cette façon là, le télétravail sera mal vécu et pourra générer de la contre-productivité.

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5 réponses

  1. Merci Hervé pour cet article, qui permet de sensibiliser très utilement les entreprises sur tous les aspects du télétravail. Pour ma part, j’invite les entreprises à contacter Eveil Digital pour être conseillées et accompagnées car, à côté des aspects juridiques, les aspects matériel, logiciel, solutions informatiques, formation sont très importants pour optimiser et surtout sécuriser la mise en mise en place et la pratique du télétravail.

  2. Très intéressant Hervé votre partage, effectivement il ne faut pas s’en faire une montagne, mais retrouver l’essentiel du présentiel à distance (pour ce qui ne peut être aujourd’hui partagé en face à face). Merci pour votre éclairage et pragmatisme

  3. Merci Hervé pour ce partage et le rappel au RGPD, dont il n’est pas utile de se faire une montagne…
    En tant que DRH en temps partagé, j’ai eu l’occasion d’auditer et d’aider à la mise en œuvre du RGPD RH.
    Grand bénéfice : dédramatiser et s’engager dans le processus pour éviter le risque CNIL

  4. L’article d’Hervé à le grand mérite d’aborder point par point tous les aspects du télétravail et les astuces pour le rendre plus efficace. Il sensibilise également au risque inhérent, l’isolement du salarié, que la technologie ne peut pas gérer à la place du manager.

  5. Il est en effet fortement recommandé de mettre en place une charte dans l’entreprise (ou un accord s’il y a un délégué syndical dans l’entreprise), afin notamment de prévenir les litiges au maximum et afin de simplifier également le formalisme vis-à-vis des salariés.

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Herve GRANGE

Auteur : Hervé Grange

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Bonjour,

Le télétravail est plus que jamais d’actualité. Mais comment bien l’organiser et mieux le vivre ?

A travers ces articles, je vous aide à mieux le gérer et à mieux le vivre.

Ainsi, le télétravail ne sera plus vécu comme une contrainte mais comme un mode d’organisation qui donne plus de performance pour les entreprises et plus de flexibilité pour les collaborateurs.

Hervé GRANGE

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